Το φωνητικό ταχυδρομείο παρέχει τη δυνατότητα ενεργοποίησης προσωπικού τηλεφωνητή και αυτόματων ανακοινώσεων μέσω κεντρικού συστήματος καταγραφής μηνυμάτων. Παρέχεται ύστερα από τηλεφωνικό αίτημα στην υπηρεσία Υποστήριξης Χρηστών (Helpdesk) του Κέντρου Λειτουργίας και Διαχείρισης Δικτύου (ΚΛΕΙΔΙ).

Η υπηρεσία προσφέρει τις εξής δυνατότητες:

• Κάθε συνδρομητής μπορεί να έχει την προσωπική του θυρίδα καταγραφής μηνυμάτων (υπηρεσία προσωπικού τηλεφωνητή).
• Οι Γραμματείες των Τμημάτων έχουν τη δυνατότητα να φιλοξενήσουν στο σύστημα μηνύματα ανακοινώσεων (π.χ. προγράμματα μαθημάτων ή εξετάσεων).
  • Οι αιτήσεις που αφορούν την υπηρεσία προσωπικού τηλεφωνητή γίνονται τηλεφωνικά στην υπηρεσία Υποστήριξης Χρηστών, καταγράφονται και εξυπηρετούνται εντός μιας εργάσιμης ημέρας.
  • Μετά τη διεκπεραίωση της αίτησης, ο χρήστης καλείται να διαμορφώσει την προσωπική του φωνητική θυρίδα, σύμφωνα με τις οδηγίες.
  • Οι αιτήσεις που αφορούν την υπηρεσία αυτόματων ανακοινώσεων (τηλεφωνητής κοινού) εξυπηρετούνται μετά από την αποστολή e-mail στο ΚΛΕΙΔΙ από τον προϊστάμενο της Γραμματείας του Τμήματος ή από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο. Στην περίπτωση που η αιτούμενη ανακοίνωση περιλαμβάνει περισσότερα από ένα μηνύματα, πρέπει να αναφέρεται λεπτομερώς στο e-mail η δομή των μηνυμάτων (δόμηση μενού - υπομενού).
  • Εάν ο τηλεφωνητής κοινού αιτείται να απαντάει σε γραμμή που έχει ήδη αποδοθεί σε φυσικό πρόσωπο και για την οποία το ΚΛΕΙΔΙ έχει ήδη προμηθεύσει τηλεφωνική συσκευή, τότε το ΚΛΕΙΔΙ αποσύρει την τηλεφωνική συσκευή και μεταβάλλει την καταχώρηση στον τηλεφωνικό κατάλογο.
  • Μετά τη διεκπεραίωση της αίτησης, ο χρήστης καλείται να ηχογραφήσει τη θυρίδα του τηλεφωνητή κοινού, σύμφωνα με τις κατά περίπτωση οδηγίες που παρέχονται από την Υπηρεσία Φωνητικού Ταχυδρομείου.

Η τηλεφωνική σας θυρίδα έχει τα εξής χαρακτηριστικά:

•     Μέγιστος αριθμός εισερχόμενων μηνυμάτων: 14 Megabytes
•     Διάρκεια εισερχόμενου μηνύματος: έως 5 λεπτά
•     Μέγιστη διάρκεια μηνύματος χαιρετισμού: 1,5 λεπτά
•     Διατήρηση νέων μηνυμάτων: 15 ημέρες
•     Ενεργοποίηση προσωπικού τηλεφωνητή: μετά από 5 κουδουνίσματα.

Το σύστημα του Φωνητικού Ταχυδρομείου (Φ.Τ.) σας καλωσορίζει την πρώτη φορά που το καλείτε και σας βοηθάει να διαμορφώσετε τη θυρίδα σας.

Η είσοδος στη θυρίδα σας την πρώτη φορά

Για να συνδεθείτε  στο Φ.Τ. πιέστε στη συσκευή Cisco IP Phone 7841 το πλήκτρο μηνυμάτων  . Στην συσκευή Cisco Unified SIP 3905  πιέστε το πλήκτρο Λειτουργία  στο κέντρο της γραμμής πλοήγησης,

πιέστε το πλήκτρο  [κάτω βελάκι ] μια φορά , στην οθόνη εμφανίζεται η ένδειξη [Πρόσβαση στον τηλεφωνητή] , πιέστε το πλήκτρο Λειτουργία  .

Ακούτε τις σχετικές οδηγίες και πληκτρολογείτε 1234#, το οποίο αποτελεί τον προσωρινό κωδικό σας για την είσοδο στη θυρίδα σας την πρώτη φορά.

Το καταχωρημένο όνομά σας στη θυρίδα

Ηχογραφήστε το όνομα και το επώνυμο σας και πιέστε # όταν τελειώσετε, έτσι ώστε να πιστοποιείστε σε άλλους καλούντες και να τους ενημερώνετε για την ταυτότητά σας όταν τους αφήνετε κάποιο μήνυμα.

Ο προσωπικός σας χαιρετισμός

Θα κληθείτε να διαμορφώσετε το μήνυμα του χαιρετισμού σας. Πληκτρολογήστε 1 και στη συνέχεια ηχογραφείστε ένα μήνυμα καλωσορίσματος του τύπου: "αυτή τη στιγμή απουσιάζω, παρακαλώ αφήστε το μήνυμά σας και θα επικοινωνήσω μαζί σας το συντομότερο, ευχαριστώ" - το οποίο θέλετε να ακούσει όποιος σας καλεί όταν δεν είστε στο γραφείο, και πιέστε #.

Ο προσωπικός σας κωδικός (pin)

Μετά τις σχετικές οδηγίες πληκτρολογήστε τα τέσσερα νέα ψηφία που θα αντιπροσωπεύουν τον προσωπικό σας κωδικό και σιγουρευτείτε ότι θα τον θυμάστε. Πρέπει να τον πληκτρολογήσετε 2 φορές για επιβεβαίωση.

Η υπηρεσία Ενοποιημένων Μηνυμάτων του Προσωπικού Τηλεφωνητή επιτρέπει στους χρήστες του Πανεπιστημίου Αθηνών (ΕΚΠΑ) που είναι συνδεδεμένοι στο Δίκτυο Φωνής και έχουν ενεργοποιημένη την υπηρεσία Προσωπικού Τηλεφωνητή να λαμβάνουν τα μηνύματα του Προσωπικού Τηλεφωνητή στη θυρίδα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Τα φωνητικά μηνύματα αποστέλλονται αυτόματα από το σύστημα του φωνητικού ταχυδρομείου σε επισυναπτόμενο αρχείο ήχου (WAV). Δεν επιτρέπεται απάντηση στα μηνύματα αυτά.