Διαδικασία και οδηγίες κράτησης αίθουσας για συνεδρίαση συλλογικού οργάνου ΕΚΠΑ

'Εκδοση: 17/09/2019

Α. Εισαγωγή

Παρακαλείσθε, ως οργανωτές των συλλογικών οργάνων, να λάβετε υπόψη σας τα ακόλουθα: 

1. Ο αριθμός των απομακρυσμένων συνδέσεων να μην ξεπερνά τους 8 (1 Ε.Κ.Π.Α. + 8 απομακρυσμένα σημεία). Όσο αυξάνεται ο αριθμός συνδέσεων τόσο αυξάνεται η πιθανότητα προβλημάτων κατά τη τηλεδιάσκεψη. Προσπαθήστε να κρατήσετε τον αριθμό συνδέσεων όσο το δυνατόν πιο χαμηλά, ειδικά όσων συνδεθούν από προσωπικό υπολογιστή.
2. Χρήστες που ανήκουν στο ίδιο Τμήμα ή Ίδρυμα, να συμμετέχουν από κοινή αίθουσα τηλεδιάσκεψης.
3. Για μέλη ΔΕΠ των ελληνικών ΑΕΙ, να δηλώνεται η επίσημη ιδρυματική ηλεκτρονική διεύθυνση αλληλογραφίας (διεύθυνση email στο Ίδρυμά τους) προκειμένου να είναι δυνατή η ταυτοποίηση του χρήστη (νομική απαίτηση) από την υπηρεσία e:Presence μέσω της Κεντρικής Υπηρεσίας Πιστοποίησης του ιδρύματός του.

Σημειώνουμε ότι η απόκλιση από τα παρακάνω θα επηρεάσει αρνητικά την ποιότητα επικοινωνίας της τηλεδιάσκεψης και μπορεί να οδηγήσει ακόμη και στη συνολική αποτυχία της.

Ως οργανωτές, είναι χρήσιμο να γνωρίζετε τα παρακάτω:

Οι συμμετέχοντες από αίθουσα τηλεδιάσκεψης θα λαμβάνουν υποστήριξη από τους τεχνικούς της αίθουσας τηλεδιάσκεψης στην οποία θα παρευρεθούν.

Οι συμμετέχοντες από προσωπικό υπολογιστή θα συμμετέχουν μέσω της νέας φιλικής προς τους χρήστες υπηρεσίας τηλεδιάσκεψης e:Presence που παρέχει το Εθνικό Δίκτυο Έρευνας και Τεχνολογίας (Ε.Δ.Ε.Τ). Αποστέλλονται μέσω email οδηγίες προς τους συμμετέχοντες από την υπηρεσία e:Presence. Θα πραγματοποιούν, πλέον, μόνοι τους δοκιμές διασύνδεσης μέσω του Demo Room της υπηρεσίας e:Presence, αφού διαβάσουν προσεκτικά τις οδηγίες της υπηρεσίας, οι οποίες είναι απλές και επαρκείς. Για την επίλυση τυχόν προβλημάτων:

• που αφορούν τον υπολογιστή τους, θα πρέπει να απευθύνονται στον τοπικό τεχνικό που συνήθως τους υποστηρίζει
• που αφορούν την υπηρεσία e:Presence και το περιβάλλον της, θα πρέπει να απευθύνονται στο Ε.Δ.Ε.Τ.

Η εκτίμηση είναι ότι οι χρήστες δεν θα συναντούν σημαντικά τεχνικά προβλήματα. Οι τεχνικοί του ΚΛΕΙΔΙ δεν θα είναι σε θέση να συνεισφέρουν στην επίλυση των προβλημάτων, καθώς δεν διαθέτουν πρόσβαση στους προσωπικούς υπολογιστές των χρηστών ή στην υπηρεσία e:Presence.

Β. Διαδικασία και οδηγίες κράτησης αίθουσας για συνεδρίαση συλλογικού οργάνου ΕΚΠΑ

Σε αυτήν την ενότητα περιγράφονται αναλυτικά οι διαδικασίες στις οποίες είναι αναγκαίο να προβεί ο διοργανωτής (Τμήμα, Μέλος ΔΕΠ) για την οριστική κράτηση μιας αίθουσας τηλεδιάσκεψης ΕΚΠΑ.

1. Ενημέρωση εκλεκτόρων από ελληνικά ΑΕΙ που θα συνδεθούν με προσωπικό υπολογιστή

Kατά την επικοινωνία της Γραμματείας με τους εκλέκτορες από ελληνικά ΑΕΙ, και πριν την συμπλήρωση της αίτησης για την υλοποίηση της τηλεδιάσκεψης, οι εκλέκτορες από ελληνικά ΑΕΙ που θα συνδεθούν με προσωπικό υπολογιστή (δεν αφορά όσους προέρχονται από ΑΕΙ του εξωτερικού) θα πρέπει να ενημερώνονται – παρέχεται κείμενο υπόδειγμα από το ΚΛΕΙΔΙ στην ενότητα Γ - ότι θα πρέπει άμεσα να:

α) εγγραφούν, εάν δεν είναι ήδη εγγεγραμμένοι, στην υπηρεσία τηλεδιάσκεψης της ΕΔΕΤ χρησιμοποιώντας  υποχρεωτικά την Κεντρική Υπηρεσία Πιστοποίησης

β) πραγματοποιήσουν δοκιμές από τον υπολογιστή που θα συνδεθούν

γ) αποστείλουν email, προς την Γραμματεία, επιβεβαίωσης της επιτυχούς δοκιμής.

Προϋπόθεση, λοιπόν, για να συμπληρώσετε τα στοιχεία του εκλέκτορα (από ελληνικό ΑΕΙ που θα συνδεθεί μέσω Η/Υ) στην αίτηση θα είναι η λήψη της επιβεβαίωσης επιτυχούς δοκιμής.

Το ΚΛΕΙΔΙ θα θεωρεί δεδομένο ότι έχετε λάβει επιβεβαίωση για όσους εκλέκτορες αναφέρονται στην αίτηση. Ο λόγος αυτής της προεργασίας είναι ότι δεν υπάρχει άλλος τρόπος να διασφαλιστεί α) η έγκαιρη εγγραφή/σύνδεση του εκλέκτορα από γραφείο και επίλυση τυχόν προβλημάτων, β) να γνωρίζουν οι γραμματείες εάν έχει πραγματοποιήσει ο εκλέκτορας επιτυχώς τη δοκιμή.

Γιατί δεν ζητείται η ενημέρωση των εκλεκτόρων από ΑΕΙ του εξωτερικού; Δεν υποστηρίζεται από την υπηρεσία e:Presence η δυνατότητα οι εκλέκτορες από ΑΕΙ του εξωτερικού να εγγράφονται από μόνοι τους. Ως εκ τούτου, θα ενημερώνονται για τη εγγραφή και σύνδεσή τους από την υπηρεσία e:Presence μόλις προγραμματιστεί η εν λόγω τηλεδιάσκεψη.

2. Προκράτηση αίθουσας ΕΚΠΑ

Αν έχετε καταλήξει σε ημερομηνία, ώρα και διάρκεια (συμβουλευτείτε πρώτα τη διαθεσιμότητα της αίθουσας) μπορείτε είτε να προχωρήσετε σε μια προ-κράτηση της αίθουσας,  είτε να προχωρήσετε στην συμπλήρωση της αίτησης. Κάθε προ-κράτηση θα δεσμεύει το πολύ (3) τρεις πιθανές ημερομηνίες στο ημερολόγιο πρόγραμμα της αίθουσας. Η προκράτηση αίθουσας μπορεί να πραγματοποιηθεί ΜΟΝΟ μέσω της ηλεκτρονικής φόρμας από τον διοργανωτή της εκδήλωσης.

3. Αριθμός συνδέσεων

Ο αριθμός των απομακρυσμένων συνδέσεων (αίθουσες και προσωπικός υπολογιστής) να μην ξεπερνά τους 8 (1 Ε.Κ.Π.Α. + 8 απομακρυσμένα σημεία). Σημειώστε ότι όσο αυξάνεται ο αριθμός συνδέσεων τόσο αυξάνεται η πιθανότητα προβλημάτων κατά την τηλεδιάσκεψη. Προσπαθήστε να αξιοποιήσετε τις αίθουσες τηλεδιάσκεψης για ελεγχόμενο αποτέλεσμα. Προσπαθήστε να κρατήσετε τον αριθμό των συνδέσεων όσο το δυνατόν πιο χαμηλά, ειδικά όσων συνδεθούν από προσωπικό υπολογιστή. Χρήστες που ανήκουν στο ίδιο Τμήμα ή Ίδρυμα, να συμμετέχουν από κοινή αίθουσα τηλεδιάσκεψης.

4. Δέσμευση αιθουσών τηλεδιάσκεψης άλλων ιδρυμάτων   

Επικοινωνήσετε με όσα Ιδρύματα (του εσωτερικού) θα συμμετέχουν με αίθουσες τηλεδιάσκεψης, εφόσον υπάρχουν, προκειμένου να τις δεσμεύσετε. Συστήνεται η επικοινωνία μέσω email γιατί εξασφαλίζει την κράτηση και κατοχυρώνει εσάς. Να κρατάτε στο αρχείο σας την θετική απόκριση για την κράτηση. Τα στοιχεία επικοινωνίας των περιφερειακών Ιδρυμάτων θα τα βρείτε εδώ.

Κατά την επικοινωνία σας με τον υπεύθυνο του περιφερειακού Ιδρύματος ζητάτε:

• το όνομά του,
• το email του (συστήνεται email ιδρυματικού λογαριασμού)
• το τηλέφωνο της αίθουσας και

 (πολλά Ιδρύματα έχουν πολύ περισσότερες από μια αίθουσες οπότε με αυτόν τον τρόπο κατοχυρώνετε επακριβώς την επικοινωνία σας και την κράτησή σας και μας δίνετε τη δυνατότητα στη συνέχεια να τη δεσμεύσουμε με τα παραπάνω στοιχεία)

Aν σας ζητηθούν τα στοιχεία της αίθουσας του ΕΚΠΑ αυτά είναι:

• Τηλ κρατήσεων: 2107275600, εσωτ. 4
• Τηλ αίθουσας : 210 7275637
• E-mail :  tc[at]uoa[dot]gr  

5. Σύνδεση με υπολογιστή από γραφείο

Όσοι συμμετέχουν μέσω προσωπικού υπολογιστή από το γραφείο τους  είναι απολύτως απαραίτητο να δηλώνουν ένα έγκυρο ιδρυματικό  email προκειμένου να γίνει η επικοινωνία μας μαζί τους.  Η επίσημη ιδρυματική ηλεκτρονική διεύθυνση αλληλογραφίας (διεύθυνση email στο Ίδρυμά τους) είναι υποχρεωτική προκειμένου να είναι δυνατή η ταυτοποίηση του χρήστη (νομική απαίτηση) από την υπηρεσία e:Presence μέσω της Κεντρικής Υπηρεσίας Πιστοποίησης του ιδρύματός του.

Οι χρήστες υπολογιστή θα λαμβάνουν, μέσω email, οδηγίες για την πραγματοποίηση δοκιμών από μέρους τους και την σύνδεση στη τηλεδιάσκεψη μέσω της υπηρεσίας e:Presence του E.Δ.Ε.Τ.

6. Συμπλήρωση αίτησης

Έχοντας τα παραπάνω στοιχεία μπορείτε να συμπληρώσετε την φόρμα – αίτηση προκειμένου να προχωρήσουμε στην υλοποίηση της τηλεδιάσκεψης και θα λάβετε απάντηση μέσω email για την κράτησή σας.  Αν έχετε κάνει περισσότερες από μια προκρατήσεις παρακαλούμε στείλτε μας με email ακύρωση όποιας δεν θα υλοποιηθεί. Το διάστημα μεταξύ της αίτησης και της πραγματοποίησης θα πρέπει να υπερβαίνει τις 5 εργάσιμες ημέρες. Η εμπειρία έχει δείξει ότι για να γίνουν όλες οι απαραίτητες επικοινωνίες με όλους τους συμμετέχοντες μικρότερο διάστημα μπορεί να αποβεί σε βάρος της ποιότητας η να οδηγήσει στη μη συμμετοχή όλων των μερών.

7. Αλλαγή αίτησης

Σε περίπτωση οποιασδήποτε αλλαγής των συμμετεχόντων θα πρέπει να υποβάλετε νέα αίτηση. Σε περίπτωση ορθής επανάληψης είναι αναγκαίο να αναφέρετε τις αλλαγές που αφορούν τους συμμετέχοντες ή την μεθοδολογία σύνδεσης. Σε περίπτωση αλλαγής/διόρθωσης στοιχείων επικοινωνίας συμμετεχόντων δεν είναι αναγκαία η υποβολή νέας αίτησης αλλά ένα απλό email.

8. Ακύρωση/αναβολή τηλεδιάσκεψης

Σε περίπτωση ακύρωσης/αναβολής, παρακαλούμε ενημερώστε μας έγκαιρα προκειμένου να απελευθερωθεί πολύτιμος πόρο για άλλες διοργανώσεις.

9. Καταγραφή τηλεδιάσκεψης

Στο πλαίσιο της παροχής υπηρεσιών τηλεδιάσκεψης, παρέχεται η δυνατότητα ηλεκτρονικής καταγραφής της συνεδρίασης συλλογικού οργάνου του Πανεπιστημίου για την υποβοήθηση καταγραφής των πρακτικών. Το αίτημα καταγραφής δηλώνεται μέσα στην αντίστοιχη ηλεκτρονική αίτηση από το Τμήμα που οργανώνει την τηλεδιάσκεψη.  Ο υπεύθυνος συντονισμού (Γραμματεία) παραλαμβάνει την καταγραφή, υπογράφει έντυπο παραλαβής και στη συνέχεια η καταγραφή διαγράφεται από τα μέσα αποθήκευσης της αίθουσας.

Λάβετε υπόψη σας ότι το αρχείο καταγραφής θεωρείται δευτερεύον μέσο καταγραφής πληροφοριών, ενώ ταυτόχρονα μπορούν να συμβούν τεχνικές αστοχίες κατά την διαδικασία. Συνεπώς τα μέλη των γραμματειών συστήνεται να κρατούν γραπτές σημειώσεις επί της διαδικασίας καθώς το ΚΛΕΙΔΙ δεν φέρει ευθύνη για τεχνικό σφάλμα επί της καταγραφής.

Η παραλαβή από την γραμματεία ή υπεύθυνο καθηγητή μπορεί να γίνει με τους παρακάτω τρόπους:

• Με την χρήση CD ή DVD το οποίο παρέχεται από την γραμματεία
• με την χρήση USB Flash disk ή External Disk το οποίο παρέχεται από την γραμματεία.

10. Αποποίηση ευθύνης

Το Κέντρο Λειτουργίας και Διαχείρισης Δικτύου δεν φέρει ευθύνη για την μη επίτευξη σύνδεσης ή για την ποιότητα της σύνδεσης της τηλεδιάσκεψης καθώς δεν ελέγχει α) το υποκείμενο δίκτυο των απομακρυσμένων μελών, β) τον τοπικό υπολογιστή του χρήστη, γ) την υπηρεσία e:Presence, δ) τη χρήση του προτεινόμενου εξοπλισμού (ακουστικά και μικρόφωνα κεφαλής), ε) τη χρήση του συμβατού λογισμικού από τους χρήστες.

Γ. Κείμενο υπόδειγμα για την ενημέρωση εκλεκτόρων από ελληνικά ΑΕΙ που θα συνδεθούν από  προσωπικό υπολογιστή

Παρακαλούμε για τις κάτωθι ενέργειες από μέρους σας, σχετικά με την υπηρεσία τηλεδιάσκεψης του ΕΔΕΤ (https://www.epresence.gr/) που θα χρησιμοποιήσετε.

α1) Εάν είστε ήδη εγγεγραμμένος μέσω της Κεντρικής Υπηρεσίας Πιστοποίησης, συνδεθείτε (Επιλέξετε Είσοδο και στη συνέχεια την μπλε περιοχή: Είσοδος μέσω Κεντρικής Υπηρεσίας Πιστοποίησης).

α2)  Εάν δεν είστε εγγεγραμμένος, εγγραφτείτε και ενεργοποιήστε τον λογαριασμό σας. Υπάρχει το ενδεχόμενο εάν ένας χρήστης έχει εγγραφεί στο παρελθόν στην πλατφόρμα, να διαγραφεί ο λογαριασμός του εφόσον δεν έχει συμμετάσχει για έξι μήνες σε κάποια τηλεδιάσκεψη. Η αυτόματη αυτή διαγραφή χρήστη εφαρμόζεται από την υπηρεσία GRNET λόγω της συνθήκης GDRP για τα προσωπικά δεδομένα χρηστών. Σε αυτήν την περίπτωση αν ένας χρήστης δεν εμφανιστεί εγγεγραμμένος κατά την δημιουργία της συνεδρίας τότε η γραμματεία θα λάβει σχετική ειδοποίηση.

Σύνδεσμοι και οδηγίες για τα α1 και α2:

• Σύνδεσμος σύνδεσης/ενεργοποίησης: https://www.epresence.gr/auth/login   (μπλέ περιοχή).
• Oδηγίες σύνδεσης και ενεργοποίησης:https://www.epresence.gr/support Εγχειρίδιο Χρήστη, Σελίδα 4.

β) Ακολουθείστε της online οδηγίες ή δείτε τις κάτωθι οδηγίες:

• Οδηγία εγκατάστασης Zoom Client  https://www.epresence.gr/support/documents, Εγχειρίδιο Χρήστη, σελίδες 7-9. Η εγκατάσταση της εφαρμογής Zoom Client είναι απαραίτητη για την συμμετοχή σε μια τηλεδιάσκεψη. Εφόσον δεν έχει εγκατασταθεί κατά την σύνδεση, θα εμφανιστεί σχετικό μήνυμα ώστε να την κάνει download ο συμμετέχων και να την εγκαταστήσει.
• Λειτουργικότητα Zoom Client https://www.epresence.gr/support/documents, Εγχειρίδιο Χρήστη, σελίδες 12-14.

γ) Πραγματοποιήστε δοκιμές στο DEMO ROOM:

• Οδηγίες για δοκιμές: https://www.epresence.gr/support/documents, Εγχειρίδιο Χρήστη,  Σελίδα 18. Σε περίπτωση που δεν έχει πάλι γίνει η εγκατάσταση της εφαρμογής όπως περιγράφεται στο βήμα β) κατά την σύνδεση στο Demo Room θα ζητηθεί από τον χρήστη να κάνει download και εγκατάσταση της εφαρμογής.

δ) Μετά την επιτυχημένη δοκιμή, παρακαλούμε στείλτε μας email επιβεβαίωσης.

ε) Για την επίλυση προβλημάτων που αφορούν

• την υπηρεσία e:Presence και το περιβάλλον της, θα πρέπει να απευθύνονται στο Ε.Δ.Ε.Τ. (https://www.epresence.gr/contact)
• τον υπολογιστή σας, θα πρέπει να απευθύνεστε στον τοπικό τεχνικό που συνήθως σας υποστηρίζει
• σε περίπτωση που δεν έχετε εξασφαλίσει επιτυχή δοκιμή ζητήστε να συμμετάσχετε από αίθουσα.

Δ. Οδηγίες προς συμμετέχοντες από προσωπικό υπολογιστή

Οι οδηγίες αυτές αποστέλλονται με email από την υπηρεσία e:Presence προς τους συμμετέχοντες από προσωπικό υπολογιστή. Συμπεριλαμβάνονται εδώ προκειμένου οι Γραμματείες να έχουν συνολική εικόνα της επικοινωνίας της υπηρεσίας τηλεδιάσκεψης με αυτούς.

Για τη συμμετοχή σας από προσωπικό υπολογιστή θα πρέπει:

1) Αρχικά να εισέλθετε στην πλατφόρμα με την χρήση του παραπάνω συνδέσμου για συμμετοχή στην τηλεδιάσκεψη. Χρησιμοποιήστε τα προσωπικά σας στοιχεία (Όνομα χρήστη και κωδικός) που σας έχουν σταλεί σε αρχικό μήνυμα από την υπηρεσία e:Presence ή με τα στοιχεία του Ιδρυματικού σας λογαριασμού, επιλέγοντας είσοδος μέσω ‘Κεντρικής Υπηρεσίας Πιστοποίησης’.

2) Να πραγματοποιήσετε άμεσα επιτυχημένες δοκιμές με το Demo Room της υπηρεσίας e:Presence

• Σύνδεση στο demo room (μπορείτε ανά πάσα στιγμή) ακολουθώντας τις online οδηγίες της υπηρεσίας.
• Κατεβάστε και εγκαταστήστε το απαραίτητο λογισμικό Zoom στον προσωπικό σας υπολογιστή, όπως σας ζητείται από την πλατφόρμα.
• Κατά την σύνδεση στο demo room ελέγξτε εάν εμφανίζετε η κάμερά σας.
• Ελέγξτε την στάθμη του μικροφώνου σας παρατηρώντας την πράσινη ένδειξη κάτω αριστερά στην οθόνη του προγράμματος.
• Ελέγξτε τα ηχεία σας αναπαράγοντας ένα πολυμεσικό αρχείο.

4) Να χρησιμοποιήσετε υποχρεωτικά:

• ακουστικά κεφαλής (ελέγξτε μήπως μπορούν να χρησιμοποιηθούν τα ακουστικά του κινητού σας τηλεφώνου)
• ενσύρματη σύνδεση (όχι WiFi ή κινητή 3/4G)

5) χρησιμοποιούν συμβατό εξοπλισμό (συστήματα και browsers) με την υπηρεσία e:Presence και γενικότερα να ακολουθούν τις οδηγίες της υπηρεσίας e:Presence του Ε.Δ.Ε.Τ.

6) Έπειτα επιλέξτε την τηλεδιάσκεψη που σας ενδιαφέρει, από την διαθέσιμη λίστα Τρεχουσών Τηλεδιασκέψεων. Πατήσετε το πλήκτρο ‘Desktop - Mobile’.

7) Κατά την διάρκεια της τηλεδιάσκεψης απενεργοποιήστε το μικρόφωνο σας σε περίπτωση που δεν το χρησιμοποιείτε, πατώντας πάνω στο εικονίδιο του μικροφώνου.

8) Να γνωρίζετε ότι για την επίλυση προβλημάτων:

• που αφορούν το υπολογιστικό τους σύστημα, απευθύνεστε στον τοπικό τεχνικό που συνήθως σας υποστηρίζει.
• που αφορούν την υπηρεσία e:Presence και το περιβάλλον της, απευθύνεστε στο Ε.Δ.Ε.Τ.
• Η επίλυση προβλημάτων δεν είναι δυνατή λίγο πριν την έναρξη ή κατά τη διάρκεια της τηλεδιάσκεψης.