Μέσω των φίλτρων εισερχόμενης αλληλογραφίας, παρέχεται η δυνατότητα να ορίσετε ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης (“μήνυμα απουσίας”). Το μήνυμα αυτό θα αποστέλλεται με αυτοματοποιημένο τρόπο σε όποιον στέλνει e-mail απευθείας σε εσάς, ώστε να γνωρίζει ότι απουσιάζετε και ότι πιθανόν να μη λάβει άμεσα απάντηση ή να επικοινωνήσει μαζί σας με άλλον τρόπο.

Το μήνυμα διακοπών έχει τις εξής δυνατότητες:

• Η απάντηση αποστέλλεται μόνο σε κάποιον που στέλνει μήνυμα συγκεκριμένα προς εσάς. Για παράδειγμα, δε στέλνεται ως απάντηση σε κάποιο μαζικό μήνυμα.
   
• Η αυτόματη απάντηση προς έναν συγκεκριμένο παραλήπτη δεν αποστέλλεται πολλές φορές, αλλά μόνο μία φορά σε 7 μέρες (ή στον αριθμό των ημερών που εσείς θα ορίσετε).
   
• Η αυτόματη απάντηση δεν αποστέλλεται ποτέ ως απάντηση σε μήνυμα μιας ταχυδρομικής λίστας. Έτσι δεν ενοχλούνται οι υπόλοιποι συνδρομητές της λίστας από το αυτοματοποιημένο μήνυμα.
   
• Μπορείτε να ορίσετε το περιεχόμενο του μηνύματος απουσίας, ώστε να εμφανίζει πληροφορίες για τον τρόπο με τον οποίο μπορεί κάποιος να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση ανάγκης ή για την ημερομηνία επιστροφής σας.

Η προσθήκη μηνύματος απουσίας δεν έχει καμία διαφορά από την προσθήκη οποιουδήποτε φίλτρου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Συνδεθείτε στο Webmail.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Φίλτρα" και στη συνέχεια επιλέξτε "Δημιουργία Νέου Κανόνα".

Ορίστε τη συνθήκη στην οποία το φίλτρο ενεργοποιείται. Αλλάξτε τη συνθήκη από "Μήνυμα" σε "Πάντοτε", για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο για όλα τα μηνύματα:

Ορίστε ως Ενέργεια την "Αυτόματη Απάντηση".

Προαιρετικά, εισάγετε το επιθυμητό θέμα και περιεχόμενο του μηνύματος που θα αποσταλεί, διαφορετικά χρησιμοποιήστε τα προκαθορισμένα:

Πατήστε "Δημιουργία Νέου Κανόνα". Ο νέος κανόνας θα δημιουργηθεί και θα τοποθετηθεί τελευταίος στη σειρά, μετά από τα άλλα φίλτρα.

Αν έχετε φτιάξει πολλά φίλτρα, καλό θα ήταν να τοποθετήσετε τον κανόνα σε κατάλληλη θέση. Επειδή  οι κανόνες εκτελούνται με τη σειρά, είτε μέχρι το τέλος τους, είτε μέχρι να βρεθεί ένα "Στοπ", προτείνεται να τοποθετηθεί δεύτερος, αμέσως μετά τον κανόνα για την ενοχλητική αλληλογραφία (SPAM) και πριν από όλους τους υπόλοιπους κανόνες που ταξινομούν τα εισερχόμενα μηνύματά σας.

Αν έχετε πολλούς κανόνες, για δική σας ευκολία, επιλέξτε:
Περισσότερες Επιλογές → Μετακίνηση στη Θέση... → εισάγετε το νούμερο 2 και πατήστε Enter.

Η διαδικασία έχει ολοκληρωθεί. Ο κανόνας βρίσκεται στη θέση 2 και θα λειτουργεί για όλα τα εισερχόμενα μηνύματα.

Όταν επιστρέψετε, μπορείτε είτε να σβήσετε τον κανόνα, είτε να τον απενεργοποιήσετε, ώστε να διατηρηθεί για μελλοντική χρήση.

Όταν ένα μήνυμα απουσίας είναι ενεργό, κατά τη σύνδεση στο Webmail, εμφανίζεται μία υπενθύμιση:

Επιλέγοντας έναν από τους παραπάνω συνδέσμους ή μεταβαίνοντας στην επιλογή "Φίλτρα", μπορείτε να απενεργοποιήσετε τον κανόνα:

Τέλος, εφόσον το επιθυμείτε, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φίλτρο που να ενεργοποιείται μόνο για συγκεκριμένους αποστολείς ή μηνύματα απουσίας με διαφορετικό περιεχόμενο, ανάλογα με κάποιες συνθήκες.